Réceptionniste & Assistant(e) Administrative

Rejoignez Otis SA en tant que Réceptionniste & Assistant(e) Administrative a CH.

Horaire:
08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00
Votre rôle :
Véritable pilier de l’accueil et du bon fonctionnement du bureau, vous assurez une présence professionnelle, chaleureuse et efficace, tout en apportant un soutien administratif polyvalent à l’ensemble de l’organisation.
Responsabilités :
Accueil & communication
• Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants avec professionnalisme.
• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les orienter vers les bons interlocuteurs.
Gestion administrative & logistique
• Réception, tri, distribution et envoi du courrier, colis, etc.
• Suivi des fournitures de bureau, des cartes de parking, etc.
• Coordination de la maintenance des locaux et des prestataires externes.
• Organisation de réunions, réservation de salles et coordination des déplacements.
Soutien opérationnel & événementiel
• Appui à l’équipe de direction pour la gestion de correspondances confidentielles et la coordination d’événements.
• Organisation d’activités internes (conférences, team building, etc.).
• Rédaction de comptes rendus de réunions clairs et synthétiques.
Support RH & juridique
• Participation à l’intégration des nouveaux collaborateurs au siège.
• Préparation de documents administratifs et juridiques simples.
• Veille au respect des procédures internes et des normes réglementaires.
Compétences clés
• Relationnelles :
Sens de l’accueil, écoute active, diplomatie, discrétion.
• Organisationnelles :
Rigueur, ponctualité, gestion des priorités et des imprévus.
• Linguistiques :
Maîtrise du français, de l’allemand et de l’anglais (oral et écrit). L’italien est un atout.
• Techniques :
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Indicateurs de performance
• Qualité de l’accueil :
Satisfaction des visiteurs et interlocuteurs.
• Efficacité administrative :
Respect des délais et fiabilité des livrables.
• Polyvalence :
Capacité à gérer plusieurs missions simultanément avec calme et méthode.

Votre prochaine etape professionnelle commence ici.