Sachbearbeiter Administration & Office Management (m/w) – 100 %

Nova Property Fund Management AG est une société de gestion de fonds agréée par la FINMA, basée à Zurich. Nova Property fournit des services complexes dans le domaine de la création, de la gestion et de l’administration de placements collectifs selon le droit suisse ainsi que dans la distribution des fonds autogérés. En outre, la société est active dans le conseil en investissement pour les sociétés d’investissement immobilier ainsi que pour les fondations d’investissement axées sur l’immobilier. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons une personne engagée, fiable et orientée service, qui aime contribuer activement à la gestion quotidienne du bureau et soutenir administrativement et organisationnellement nos différents départements spécialisés. Dans cette fonction, vous êtes directement rattaché(e) au Head Management Support et soutenez celui-ci ainsi que tous les départements spécialisés dans les affaires administratives et organisationnelles. En même temps, vous jouez un rôle central dans la gestion de bureau et assurez un quotidien de bureau fluide et professionnellement organisé. Vos tâches
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Gestion de bureau :
Organisation et coordination du quotidien du bureau ainsi que garantie d’un environnement de travail soigné, ordonné et professionnel
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Head Management Support :
Soutien administratif et organisationnel direct du Head Management dans les opérations quotidiennes, y compris l’organisation des rendez-vous, la correspondance et les tâches de coordination
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Administration interservices :
Soutien administratif et organisationnel de tous les départements spécialisés ainsi que traitement et coordination autonomes des demandes générales
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Accueil et prise en charge des invités :
Accueil amical et professionnel des clients, partenaires commerciaux et invités ainsi que préparation et gestion des salles de réunion
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Communication et correspondance :
Réception et traitement des appels téléphoniques, e-mails et demandes écrites ainsi que gestion des boîtes postales centrales et distribution du courrier entrant
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Coordination des rendez-vous et du calendrier :
Gestion de l’agenda central de l’entreprise, modifications des rendez-vous en coordination avec le Head Management Support
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Gestion des données et des documents :
Mise à jour et entretien des données clients et principales dans le système CRM ainsi que classement structuré, numérisation et gestion des documents
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Organisation du bureau et gestion du matériel :
Coordination du matériel de bureau, des commandes, de la restauration et des prestataires externes
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Organisation interne :
Soutien à la planification et à la réalisation d’événements d’équipe ainsi qu’aux processus administratifs liés à l’entrée et à la sortie des collaborateurs
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Soutien général :
Prise en charge proactive d’autres tâches administratives et organisationnelles selon les besoins
Votre profil
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Formation commerciale de base achevée (CFC) ou formation équivalente, idéalement avec expérience en administration ou gestion de bureau
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Personnalité ouverte, amicale et serviable avec une présentation soignée et professionnelle et plaisir au contact personnel avec les gens
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Talent organisationnel prononcé avec une manière de travailler structurée, autonome et orientée solutions
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Capacité d’assimilation rapide
, forte mentalité pratique et aptitude à garder une vue d’ensemble et à bien prioriser même avec plusieurs tâches simultanées
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Grand sens de l’initiative, sens des responsabilités et orientation service
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Fiabilité absolue, ponctualité, discrétion et gestion soigneuse des informations confidentielles
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Flexibilité et volonté d’intervenir là où un soutien est nécessaire
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Très bonnes connaissances de l’allemand à l’oral et à l’écrit ; la connaissance de l’anglais est un atout
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Maîtrise sûre de MS Office et des outils numériques ; expérience avec les systèmes CRM est un plus
Nous vous offrons
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Une activité responsable avec des aperçus variés dans différents domaines de l’entreprise
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Une position centrale de confiance avec un contact direct avec tous les départements spécialisés
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Travail autonome avec espace pour l’initiative personnelle et la participation active à l’organisation interne
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Courtes voies de communication et collaboration étroite au sein de l’équipe
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Conditions d’emploi attractives et environnement de travail professionnel
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Un lieu de travail très bien accessible
directement à la gare de Pfäffikon SZ
Avons-nous suscité votre intérêt ? Vous êtes une personne orientée service, qui aime organiser, prendre des responsabilités et réfléchir ? Vous appréciez une activité polyvalente, gardez la tête froide même dans les situations stressantes et aimez mettre la main à la pâte ? Alors nous nous réjouissons de faire votre connaissance. Veuillez envoyer vos dossiers de candidature complets (lettre de motivation, CV, certificats de travail et diplômes) à :
Saskia Siegel
Head Management Support
Lieu de travail :
Pfäffikon SZ, directement à la gare
Temps de travail :
100 % (présence sur site)