Sachbearbeiter/in Sekretariat & IT Koordination 50-60%

Canton de Zurich
Direction de la justice et de l’intérieur
Office cantonal d’aide aux victimes
Office cantonal d’aide aux victimes
Zurich
immédiatement ou selon accord
Employé/e de bureau Secrétariat & Coordination IT 50-60%
50 - 60%
Vous êtes un talent organisationnel, vous aimez les solutions numériques et vous gardez une vue d’ensemble même dans un environnement de travail animé ? Alors une tâche variée vous attend chez nous, où vous pourrez mettre à profit à la fois vos compétences administratives et votre flair pour l’informatique et les processus numériques. Tâches
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Vous êtes le premier point de contact pour l’équipe en cas de questions et de problèmes concernant nos applications spécialisées et assumez le rôle de Super User. •
Vous ouvrez des tickets de support, surveillez leur traitement et coordonnez les demandes avec notre prestataire informatique Digisol. •
Vous faites le lien entre notre équipe et Digisol et assurez une communication ciblée. •
Vous apportez un soutien au besoin au support de premier niveau pour l’extranet. •
Vous assurez la relève pour la gestion de notre outil de gestion des événements ainsi que de notre site web. •
Vous soutenez l’équipe dans l’introduction de nouveaux processus et systèmes et participez activement aux projets IT. •
Vous organisez, avec vos deux collègues, le secrétariat et garantissez un déroulement efficace et professionnel des tâches administratives. •
Vous effectuez le contrôle des affaires et veillez à une saisie et un suivi fiables des dossiers. •
Vous traitez le courrier entrant et sortant, organisez la consultation des dossiers et vous occupez du renvoi et de l’archivage des dossiers. •
Vous réalisez des travaux administratifs liés aux vérifications de force exécutoire, aux répertoires de dossiers et aux clôtures de cas. •
Vous préparez les paiements dans le cadre des procédures d’aide aux victimes et prenez en charge la comptabilisation des factures générales. •
Vous répondez au téléphone, transférez les appels et répondez de manière autonome aux demandes simples. •
Vous organisez des rendez-vous, des réunions et des événements, tenez l’agenda de l’équipe et rédigez les procès-verbaux des réunions. Ce que vous apportez
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Vous disposez d’une formation commerciale de base ou d’une qualification comparable. •
Vous avez de l’expérience dans la gestion de secrétariat et le soutien administratif d’une équipe. •
Vous avez une forte affinité pour l’informatique et vous vous intéressez aux applications, systèmes et processus numériques. •
Vous maîtrisez les applications MS Office courantes et vous vous adaptez rapidement à de nouvelles applications spécialisées. •
Vous travaillez de manière autonome, structurée, soigneuse et orientée service. •
Vous êtes communicatif, orienté solution et aimez soutenir différents groupes d’interlocuteurs. •
Vous gardez une vue d’ensemble même dans des situations stressantes et fixez les bonnes priorités. •
Vous êtes orienté équipe, flexible et prêt à vous impliquer activement. •
Idéalement, vous avez de l’expérience dans un environnement de projet ou dans la collaboration avec des prestataires informatiques externes. Ce qui vous attend
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Une activité variée et responsable avec différents domaines de tâches. •
Un rôle central en tant que pivot organisationnel et numérique de notre équipe. •
La possibilité d’apporter vos propres idées et de contribuer activement aux processus. •
Une équipe collégiale qui apprécie votre soutien. •
Un environnement de travail varié où administration, informatique et organisation vont de pair. Votre contact
Ami-Sahra Buchmeier
Responsable du secrétariat
Téléphone : +41 43 259 46 34
Ramona Linke
HR Business Partner
Téléphone : +41 43 259 25 66
Chers prestataires de services en personnel ! Malheureusement, nous ne pouvons pas prendre en compte les dossiers accompagnés de demandes d’honoraires. Seules les candidatures directes seront répondues et prises en compte dans le processus de sélection. À propos de nous
Nous, à l’Office cantonal d’aide aux victimes, sommes responsables de veiller à ce que les victimes d’actes de violence reçoivent le soutien nécessaire. Nous évaluons les demandes d’aide financière aux victimes sur la base de la loi sur l’aide aux victimes dans une procédure administrative écrite et sommes notamment responsables de la supervision et du financement des centres de conseil reconnus pour les victimes. Au cœur de la vie : La Direction de la justice et de l’intérieur du canton de Zurich couvre un large éventail de tâches. Cela va de la poursuite pénale, l’exécution des peines et l’aide aux victimes aux communes et à la statistique, en passant par la promotion culturelle, l’égalité et l’intégration. Ainsi, la direction contribue au bon fonctionnement du canton dans des domaines importants. Nous offrons... Lunch-Check
une offre variée de restauration grâce au Lunch-Check
Travail porteur de sens
un travail porteur de sens avec une réelle valeur ajoutée pour la société
Liberté de création
de la place pour vos propres idées et une participation active
Bons avantages sociaux (caisse de pension)
une caisse de pension attractive avec de nombreuses possibilités
Lieu de travail proche de la gare
un emplacement central avec une bonne connexion aux transports publics
Votre processus de candidature
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Pré-sélection
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Entretien initial
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Évaluation en ligne
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Deuxième entretien incluant la rencontre de l’équipe et un aperçu pratique
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Décision finale
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Travailler pour le canton