Schuladministration / Schulleitungsassistenz (80-100%)

Administration scolaire / Assistance à la direction de l'école (80–100 %)
Myndsetting | Zurich-Altstetten
Myndsetting est une école privée de jour à Zurich-Altstetten. Nous accompagnons des enfants et des adolescents ayant des besoins de soutien scolaires et personnels variés dans un cadre scolaire clair et individualisé.
Pour le développement futur de notre établissement scolaire, nous recherchons une personne fiable, communicative et bien organisée, qui soulagera sensiblement notre direction dans les tâches administratives quotidiennes et agira comme un pivot organisationnel central dans la vie scolaire.
Votre mission
Vous travaillez en étroite collaboration avec la direction et veillez à ce que les processus administratifs fonctionnent de manière fiable, que les informations parviennent aux bons interlocuteurs et que les tâches en suspens ne soient pas oubliées.
Vous êtes un interlocuteur important pour les collaborateurs, les parents, les communes, les autorités et d'autres instances externes.
Vos tâches comprennent notamment :
•
Gestion de notre boîte mail centrale et traitement autonome des demandes administratives
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Réception et coordination des appels téléphoniques
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Réponse aux demandes générales et transmission aux personnes compétentes
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Soutien à la direction dans les tâches administratives et organisationnelles quotidiennes
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Planification et coordination des rendez-vous, réunions et rendez-vous externes
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Gestion de l'administration des élèves et des tableaux de bord internes
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Gestion et archivage des dossiers élèves, rapports et autres documents
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Soutien lors des entrées, sorties et autres processus administratifs liés aux élèves
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Correspondance avec les parents, communes, autorités, services spécialisés et autres partenaires
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Préparation de courriers, confirmations, listes et documents administratifs
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Rédaction de procès-verbaux de certaines réunions et suivi des étapes convenues
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Transmission des informations pertinentes aux collaborateurs et aux équipes
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Surveillance des délais, des retours en suspens et des tâches administratives
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Maintien d’une structure claire de classement et de gestion des tâches numériques
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Participation aux questions organisationnelles liées au fonctionnement de l’école
•
Soutien à l’optimisation continue de nos processus administratifs
Nous travaillons largement de manière digitale et utilisons
Microsoft 365 & IA
Ce que nous recherchons
Vous n’avez pas à assumer une fonction de direction pédagogique ni à être responsable du développement scolaire. Cela relève de la direction.
Nous recherchons plutôt une personne qui aime veiller en coulisses à ce que la vie scolaire fonctionne de manière fiable et professionnelle sur le plan administratif.
Vous correspondez bien à notre profil si vous :
•
disposez d’une formation commerciale ou d’une qualification comparable
•
avez déjà une expérience professionnelle en administration, assistance, gestion de bureau ou dans une fonction similaire
•
avez idéalement déjà eu un aperçu d’un environnement scolaire, social ou pédagogique
•
travaillez de manière très fiable, soigneuse et engagée
•
êtes capable de gérer et de prioriser plusieurs tâches parallèles
•
aimez téléphoner et êtes à l’aise dans le contact avec différents groupes d’interlocuteurs
•
communiquez très bien à l’écrit et à l’oral en allemand
•
êtes autonome dans la recherche d’informations et aimez vous familiariser avec de nouveaux processus
•
saurez reconnaître quelles tâches vous pouvez accomplir de manière autonome et quand une décision de la direction est nécessaire
•
suivez systématiquement les tâches ouvertes jusqu’à leur achèvement
•
traitez les informations confidentielles avec discrétion et responsabilité
•
aimez travailler avec des outils numériques
•
ne compliquez pas inutilement les processus existants, mais identifiez et mettez en œuvre des améliorations pragmatiques
Une bonne connaissance de l’environnement Microsoft 365 est un avantage. Ce qui compte surtout pour nous, c’est que vous puissiez vous familiariser rapidement avec les systèmes numériques.
Ce qui est particulièrement important pour cette fonction
Une bonne administration scolaire signifie pour nous plus que répondre aux e-mails et classer des documents.
Vous devez réfléchir, garder une vue d’ensemble et veiller à ce que les informations se traduisent en étapes concrètes à suivre.
Par exemple, lorsqu’une commune fait une demande, qu’un parent attend un retour ou qu’un délai est fixé lors d’une réunion, il doit être clair :
Que faut-il faire ? Qui est responsable ? Jusqu’à quand ? Et la procédure est-elle terminée ?
En même temps, vous travaillez étroitement avec des personnes. C’est pourquoi nous recherchons quelqu’un qui communique de manière amicale et professionnelle, reste calme dans un quotidien scolaire animé et aime faire partie d’une équipe interdisciplinaire.
Ce qui vous attend chez nous
Nous vous offrons :
•
une activité variée et responsable dans un environnement scolaire en croissance
•
une collaboration étroite avec la direction
•
des voies de décision courtes
•
beaucoup d’autonomie dans les tâches administratives quotidiennes
•
la possibilité de contribuer activement à la conception et au développement des processus administratifs
•
des outils de travail numériques modernes et des processus largement sans papier
•
une équipe engagée et interdisciplinaire
•
un contact direct avec les collaborateurs, les parents, les communes et d’autres services spécialisés
•
un lieu de travail moderne à Zurich-Altstetten
•
une activité ayant un lien significatif avec l’éducation et l’accompagnement des enfants et des adolescents
Temps de travail et lieu
Temps de travail :
80–100 %
Lieu de travail :
Zurich-Altstetten
Entrée en fonction :
à convenir
Pour cette fonction, une présence régulière sur place est importante, car l’administration scolaire constitue un point de contact central dans le fonctionnement quotidien de l’école. Certaines tâches administratives peuvent, selon la charge de travail et après accord, être effectuées en télétravail.
Intéressé(e) ?
Nous nous réjouissons de faire votre connaissance.
Envoyez-nous votre dossier de candidature complet avec CV et certificats de travail pertinents. Nous avons hâte de vous rencontrer !