Secrétaire médicale responsable

Description du poste Secrétaire médicale responsable à Suisse

Nous recherchons un·e Secrétaire Responsable de Site pour notre centre d’imagerie médicale.
Ce poste offre une opportunité unique de leadership et d'excellence opérationnelle.
Tâches
Assurer la performance du secrétariat et l'accueil patient.
Animer et fédérer l'
équipe autour des objectifs de qualité.
Gérer les ressources et optimiser la coordination des activités.
Compétences
Diplôme de secrétaire médical·e ou formation équivalente exigée.
Excellente maîtrise des processus de secrétariat médical.
Sens du service patient et communication irréprochable.
Dans le cadre du fonctionnement de notre centre d’imagerie médicale, nous recherchons un·e Secrétaire Responsable de Site capable d’allier excellence opérationnelle et leadership de proximité.
Véritable pilier de l’organisation, vous assurez la performance du secrétariat tout en fédérant votre équipe autour d’un accueil patient irréprochable et d’un haut niveau de qualité de service.
Manager de terrain, vous êtes responsable du bon fonctionnement du secrétariat du centre, tant sur le plan organisationnel que managérial.
Vous travaillez en étroite collaboration avec le-la responsable radiologue et le-la responsable TRM du site afin de garantir une prise en charge fluide des patient·e·s et une coordination optimale des activités.
Animer, mobiliser et fédérer l’équipe de secrétaires autour des objectifs du centre
Instaurer un cadre de travail clair, bienveillant et exigeant
Organiser les réunions d’équipe, assurer une communication fluide et gérer les situations sensibles ou conflictuelles
Planifier les ressources (horaires, congés, remplacements) et garantir la continuité de service
Participer au recrutement, assurer l’intégration et accompagner la montée en compétences
Fixer des objectifs, conduire les entretiens annuels et assurer un feedback régulier et constructif
Organiser et superviser le travail quotidien du secrétariat
Suivre les indicateurs clés (taux de réponse téléphonique, délais, satisfaction patient·e·s, remplissage des agendas)Identifier les dysfonctionnements et mettre en place des actions correctives
Participer activement à l’amélioration continue des processus et outils.
Garantir un accueil professionnel, personnalisé et bienveillantGérer les situations délicates et les réclamations patient·e·s
Optimiser la planification des rendez-vous et la coordination avec les équipes médicales.
Contrôler la qualité des dossiers patient·e·s et le suivi administratif
Superviser la facturation et le traitement des dossiers spécifiques (accidents, assurances)Veiller au bon usage des logiciels métiers et au respect des procédures.
Organiser la participation de l’équipe au Call Center groupe
Collaborer étroitement avec les responsables du centre
Contribuer à la gestion courante du site (organisation, logistique, environnement de travail).
Diplôme de secrétaire médical·e ou formation équivalenteCFC d’employé·e de commerce accepté
Formation en management : un atout.
Minimum 5 ans en secrétariat médical, idéalement en radiologie
Expérience confirmée en gestion d’équipe ou fort potentiel managérial démontré.
Le leadership est déterminant pour ce poste :
Capacité à fédérer, décider et déléguer
Aisance dans le feedback, la gestion des conflits et l’accompagnement du changement
Sens aigu des responsabilités et posture professionnelle exemplaire
Complètent votre profil :
Excellente maîtrise des processus de secrétariat médical
Sens du service patient et communication irréprochable
Organisation, rigueur, résistance au stress et sens des priorités
Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers
Connaissance du système de santé suisse.
Vous ne gérez pas seulement un secrétariat : vous donnez le cap, structurez l’organisation et créez les conditions d’un service performant et humain.
Votre capacité à combiner pilotage opérationnel et leadership d’équipe a un impact direct sur la qualité du parcours patient et la dynamique du centre.