Stagiaire Office Management

Faire sortir un bâtiment du sol, robuste, beau et efficace : plus qu’un métier, c’est un formidable challenge qui nous passionne au quotidien.
Chez Swissroc, nous recherchons des profils passionnés par la construction et l’immobilier, mais surtout animés par l’envie d’innover et de dépasser le statu quo.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons notre futur·e
Stagiaire Office Manager
, véritable pilier de la vie du bureau et garant·e d’une expérience exceptionnelle pour nos collaborateurs, clients et partenaires.
Au programme
Accueil & Expérience client
• Depuis la réception, assurer un accueil physique et téléphonique avec un niveau de service inspiré de l’hôtellerie haut de gamme
• Garantir une expérience fluide, chaleureuse et qualitative pour les clients, partenaires et collaborateurs
• Participer à l’intégration et à l’accueil des nouveaux collaborateurs
Événementiel & Vie du bureau
• Participer à l’organisation et à la coordination d’événements internes et externes : meetings annuels, inaugurations, apéritifs, etc.
• Contribuer à la coordination opérationnelle et à la gestion de la logistique le jour J
• Participer à l’organisation des cadeaux clients et à la mise en place d’attentions personnalisées
Gestion administrative
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Effectuer la gestion documentaire, l’archivage et le traitement des correspondances
• Participer à l’organisation des déplacements professionnels
• Piloter la gestion des salles de réunion et contribuer à la coordination des agendas
Facility Management
• Participer à la gestion globale et au bon fonctionnement des infrastructures, équipements et espaces de travail
• Centraliser les besoins, coordonner les interventions et assurer le suivi avec les prestataires externes : maintenance, nettoyage, fournisseurs, etc.
• Veiller à la qualité, à l’esthétique et à la tenue impeccable des espaces
• Participer à la gestion de la flotte de véhicules : planification des entretiens, suivi des interventions techniques et organisation des changements de pneus
Ce stage vous offrira une vision transverse du fonctionnement d’une entreprise et vous permettra de développer des compétences concrètes en hospitality, gestion administrative, événementiel, coordination de prestataires et gestion des espaces de travail.
Ce que nous proposons
• Un stage à 100 %, sur une base de 40 heures hebdomadaires, en horaires de bureau
• Deux semaines de vacances sur une période de stage de 6 mois, ainsi que le pont de l’Ascension
• Un accès à une plateforme proposant des rabais et bons plans auprès de plus de 150 enseignes
• Un accompagnement tout au long de votre stage afin de soutenir votre apprentissage et votre évolution
• La Swissroc Academy, donnant accès à différents programmes de formation
• De nombreux événements variés afin de réunir les équipes de manière informelle et de créer du lien entre les filiales
Rejoindre Swissroc Group, c’est faire partie d’un groupe diversifié, imprégné d’une forte culture d’entreprise où l’épanouissement, l’engagement et le respect sont au cœur de nos préoccupations.
Profil recherché
Stage obligatoirement d’une durée de 6 mois dans le cadre d’un stage conventionné et obligatoire pour la validation du diplôme. Les autres dossiers ne pourront pas être considérés.
Vous suivez idéalement une formation dans les domaines de l’hôtellerie, de l’hospitalité, du service ou dans un domaine connexe. Vous pouvez également avoir développé un réel intérêt pour ces métiers et souhaiter découvrir la fonction d’Office Manager dans un environnement exigeant et dynamique.
Au-delà de votre parcours, nous recherchons avant tout un état d’esprit : une personne chaleureuse, positive et pleine d’énergie, qui aime sincèrement faire plaisir, aussi bien à nos clients qu’à ses collègues.
Si…
• Vous avez le sens inné de l’accueil, de l’hospitalité et du service, et avez à cœur d’aller au-delà des attentes
• Vous êtes une personne curieuse, à l’écoute et proactive
• Vous disposez d’un fort esprit d’équipe et n’hésitez pas à soutenir vos collègues en cas de besoin
• Vous avez un esprit créatif et aimez apporter des idées et imaginer ces petites attentions qui font la différence
• Vous êtes un véritable « couteau suisse », doté·e d’un esprit débrouillard : vous aimez comprendre comment les choses fonctionnent et trouver des solutions face aux imprévus
• Vous êtes sociable, polyvalent·e, organisé·e, méthodique et consciencieux·se
• Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment Excel, Word et Outlook
• Vous avez une bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral
• Une bonne connaissance du tissu économique genevois ainsi que des usages et codes locaux constitue un réel atout
• Vous accordez une grande importance à votre présentation et savez adopter une posture professionnelle adaptée à votre environnement et à vos interlocuteurs
• Vous êtes titulaire du permis de conduire
…vous pourriez être la perle rare avec qui nous serions heureux de travailler.
Le process de recrutement
• Un entretien en visio avec Philippine ou Fanny de l’équipe Talent Acquisition, afin de faire connaissance et d’échanger sur votre parcours, vos motivations, ainsi que votre adéquation avec les besoins du poste et notre culture d’entreprise
• Un entretien opérationnel dans nos bureaux avec votre futur manager
• À l’issue de l’entretien, nous vous inviterons à nous partager votre feedback et vos impressions sur nos échanges
• Un retour de notre part
• Et, nous l’espérons, votre intégration au sein de Swissroc !
NB : les propositions d’embauche ou tout autre document contractuel sont uniquement envoyés par les équipes RH Swissroc.