ADJOINT·E AU PRÉPOSÉ À L’OFFICE DE LA POPULATION à 80%, au service Accueil et population

Rattaché au service Accueil et population, l’Office de la population est la porte d’entrée administrative de la Commune et accompagne les quelque 20'000 habitant·es de la ville de Vevey dans leurs démarches. Il assure notamment l’enregistrement des arrivées, départs et changements d'adresse, le suivi des données d’état civil, la tenue du rôle des électrices et électeurs, le contrôle des signatures (initiatives et référendums), ainsi que diverses prestations à la population, dont la vente de cartes journalières CFF.En tant qu’adjoint·e, vous secondez le Préposé dans l’organisation et la gestion de l’Office, garantissez la continuité des prestations et contribuez à l’amélioration des processus, dans le respect de la législation en vigueur et des exigences de confidentialité. À ce titre, vous êtes entre autres chargé·edes tâches principales suivantes:Seconder le Préposé dans la direction et la gestion opérationnelle de l’Office et assurer son remplacement en cas d’absenceAppuyer le Préposé dans l’organisation et la coordination des activités de l’Office, et assurer un relais opérationnel selon les besoinsTenir les procès-verbaux des séances d’équipe et en assurer le suiviContribuer à l’optimisation des procédures et processus de l’Office, ainsi qu’aux projets spécifiquesAssurer les prestations de l’Office, traiter les demandes et renseigner la population, au guichet, par téléphone et par écrit, dans le respect des bases légales, des directives internes et des délaisParticiper au traitement et au suivi de dossiers sensibles, en assurant la confidentialité et la protection des donnéesPrendre part à l’établissement du rapport de gestion annuel et budgetCollaborer à la gestion administrative et financière de l’OfficeParticiper aux activités et échanges liés aux associations faîtières du contrôle des habitant·esCe poste requiert:CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente, complétépar une formation de spécialiste en office de la populationExpérience confirmée au sein d’un office de la population / contrôle des habitant·es, incluant la conduite ou la coordination d’une équipeSens des responsabilités, priorisation efficace et gestion de plusieurs dossiers en parallèleEsprit d’initiative, capacité d’analyse et de synthèse, orientation solutionsTrès bonnes aptitudes relationnelles, sens du service public, diplomatie et discrétionBonne résistance au stress et gestion des pics d’activitéExcellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochableMaîtrise des outils informatiques usuels ; connaissance d’outils métiers (p. ex. ProConcept, Innosolvcity, RCPers, SYMIC et GestStar) souhaitéeEntrée en fonction: de suite ou à convenir.Tous renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès deMonsieur Mirad Batlak, Préposé, au 021 925 53 50ou deMadame Pascale Bacher, Cheffe de service, au 021 925 53 82.Votre dossier comprenant une lettre de motivation, votre curriculum vitae, les copies de vos diplômes et de vos certificats de travail, est à nous adresserparjobup.ch.Seules les offres de services complètes par jobup.ch seront prises en considération.