Assistant(e) de direction / Executive Assistant (h/f/d)

Varo Refining (Cressier) SA recrute un(e) Assistant(e) de direction / Executive Assistant (h/f/d) a Aachen.

Devenez Assistante de Direction à Aachen, un rôle clé dans l'structure.
Tâches
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Coordination proactive des plannings des dirigeants.
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Préparation efficace des réunions et gestion des documents.
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Gestion autonome des voyages d'affaires et des événements.
Compétences
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Formation commerciale ou diplôme en gestion d'entreprise exigés.
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Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps.
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Maîtrise de l'anglais et de l'allemand, à l'oral et à l'écrit.
Assistant(e) de direction / Executive Assistant (h/f/d)
Heures : 40 heures, temps plein
Lieu : Aix-la-Chapelle
DÉGAGER LE CHEMIN PAR L’INITIATIVE PERSONNELLE
Dans ce rôle, vous êtes bien plus qu’une assistante classique – vous êtes le centre opérationnel qui soutient le CEO et le Vice-Président. Votre objectif est de maximiser le soulagement par une action autonome et une organisation prévoyante :
VOTRE MISSION
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Gestion active des rendez-vous : vous coordonnez et gérez les calendriers de manière anticipée. Vous établissez les priorités de façon autonome et veillez à ce que les temps de concentration importants soient préservés.
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Préparation orientée résultats des réunions : vous organisez les réunions de sorte que tous les documents soient prêts et que la direction puisse commencer à travailler immédiatement.
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Correspondance souveraine : vous traitez le courrier postal et électronique de manière autonome et décidez ce qui nécessite une attention immédiate et ce que vous pouvez gérer directement.
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Gestion des voyages d’affaires complète : vous planifiez et réservez les voyages d’affaires (vols, hôtels, transferts) en toute autonomie tout en gardant un œil sur l’efficacité et les horaires.
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Soutien événementiel avec vision : vous assistez à la planification des événements et conférences et assurez un déroulement sans accroc sur place.
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Centre de communication : en tant que premier interlocuteur pour les partenaires internes et externes, vous communiquez de manière sûre et engageante au nom de la direction.
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Recherche & préparation de documents décisionnels : vous réalisez des analyses de manière autonome et préparez les résultats comme base claire pour les décisions.
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Organisation de projets : vous gardez le contrôle des projets et veillez à ce que les délais soient respectés sans relance.
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Gestion rigoureuse des finances : vous traitez consciencieusement les factures et gardez un œil proactif sur les dépenses ainsi que la facturation.
VOTRE PROFIL Proactif
TALENT ORGANISATIONNEL AVEC UNE MENTALITÉ D’ACTEUR
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Votre base : vous avez une formation commerciale ou un diplôme universitaire (par ex. gestion d’organisation) réussi.
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Votre expérience : vous avez déjà travaillé dans un environnement où vous avez directement soutenu la direction et savez garder une vue d’ensemble.
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Votre état d’esprit : vous n’attendez pas les instructions. Vous réfléchissez, voyez ce qui doit être fait et accomplissez les tâches de manière autonome et orientée solution.
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Votre sensibilité : vous avez un excellent sens de l’urgence. Vous savez immédiatement ce qui est prioritaire et ce qui peut attendre – même en période de forte activité.
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Votre communication : vous êtes sûr(e) de vous et communiquez clairement et amicalement en allemand et en anglais (oral et écrit).
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Votre méthode de travail : vous êtes très organisé(e), travaillez de manière structurée et avez une excellente gestion du temps.
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Vos outils : vous maîtrisez MS Office et aimez travailler avec des outils numériques de collaboration.
ÉNERGIE POUR VOTRE SUCCÈS
Façonnez la mobilité électrique de demain avec nous :
Chez nous, vous avez la possibilité de participer activement à l’avenir de la mobilité électrique
Des tâches stimulantes & des perspectives de développement :
Nous vous proposons des tâches stimulantes avec de nombreuses perspectives de développement personnel et professionnel. Nos possibilités de formation adaptées vous soutiennent dans la progression de votre carrière.
Équipe motivée & mode de travail dynamique :
Vous travaillez dans une équipe motivée avec une hiérarchie plate, une autonomie dans le emploi et des processus décisionnels rapides. Le profession d’équipe collégial et une atmosphère de activite ouverte nous tiennent particulièrement à cœur.
Emploi flexible & workation :
Nous vous offrons un modèle de travail flexible avec la possibilité de télétravail et de workation.
Nos avantages particuliers pour vous :
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Sport & santé : adhésion subventionnée à l’Urban Sports Club pour votre forme physique.
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Mobilité : possibilité de louer un vélo de fonction via votre salaire
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Prévoyance professionnelle pour votre sécurité future
Congés
Vous bénéficiez de 30 jours de congé
Bureau dog-friendly :
Notre bureau est accueillant pour les chiens et nos responsables bien-être veillent à un environnement de emploi agréable.
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