Assistenz CEO & Geschäftsleitung 80-100% (m/w/d)

Organiser. Coordonner. Anticiper. Permettre.
Dans ce poste à responsabilités, vous soutenez le CEO (VP CA CH) ainsi que certains membres sélectionnés de la direction générale en tant que personne de contact fiable et pilier organisationnel. Vous gérez les flux d'informations, coordonnez des processus complexes et veillez à ce que la direction puisse se concentrer sur des sujets stratégiques et critiques pour l'entreprise. Grâce à votre nature empathique, discrète et digne de confiance, vous créez des liens, favorisez une collaboration ouverte et êtes une personne de contact appréciée pour les parties prenantes internes et externes.
Région
: Zurich
Emploi
: CDI
Temps de travail
: 80-100%
Tâches
Gestion des rendez-vous & des parties prenantes
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Vous gérez le calendrier du VP CA CH de manière anticipée, établissez des priorités et coordonnez des rendez-vous exigeants avec des parties prenantes internes et externes
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Vous gardez une vue d'ensemble des réunions et décisions, clarifiez les objectifs, attentes et besoins décisionnels en amont et veillez à ce que tous les documents pertinents soient disponibles en temps utile
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Vous planifiez et coordonnez les voyages d'affaires nationaux et internationaux et assurez un déroulement sans accroc même en cas de modifications de dernière minute
Gestion des réunions & des décisions
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Vous organisez et coordonnez les réunions de la direction générale, ateliers, séminaires, réunions plénières ainsi que d'autres événements de la planification au suivi
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Vous préparez les ordres du jour, présentations, briefings et bases décisionnelles de manière professionnelle et veillez à ce que les résolutions, tâches en suspens et suivis soient rigoureusement suivis
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Vous coordonnez les escalades, réclamations de la direction et tâches spéciales, gardez les délais en vue et assurez un suivi professionnel
Communication & collaboration
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Vous rédigez et coordonnez la correspondance ainsi que les documents de communication en allemand et en anglais et soutenez un flux d'information adapté aux destinataires
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Vous soutenez le VP et la direction générale dans les activités de communication internes et externes et préparez les briefings et communications pertinents
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Vous êtes une personne de contact fiable pour certains membres de la direction générale et les soutenez dans des sujets organisationnels, administratifs et transversaux
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Vous organisez les visites clients, partenaires, groupes et VIP et assurez une présentation de premier ordre en interne comme en externe
Administration & organisation
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Vous soutenez dans les sujets administratifs et financiers tels que la gestion des budgets et centres de coûts, le traitement des factures ainsi que les budgets de sponsoring et d'activités
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Vous coordonnez le processus d'intégration des nouveaux membres de la direction générale et assurez une entrée professionnelle et structurée
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Vous entretenez et optimisez les modèles, documentations ainsi que les structures de classement centrales et contribuez à une collaboration efficace
Professionnalisme & développement
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Vous agissez en permanence de manière professionnelle, discrète et digne de confiance dans le traitement d'informations sensibles et critiques pour l'entreprise
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Vous apportez des idées pour le développement des processus, des méthodes de travail numériques et des standards organisationnels et mettez activement en œuvre les optimisations
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Vous prenez en charge de manière flexible des tâches et projets supplémentaires et adaptez vos priorités aux exigences commerciales actuelles
Ce que nous offrons
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Un poste passionnant chez le principal fournisseur d'appareils électroménagers en CDI avec des conditions d'emploi attractives
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Un environnement de travail moderne avec des horaires flexibles et du travail hybride
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Des possibilités de développement personnel continu avec une courbe d'apprentissage rapide grâce à un système de formation, coaching, mentorat et apprentissage sur le tas. Accès à des formations régulières et certifications pour élargir ses compétences et rester à la pointe de la technologie
Connaissances & expériences
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Une formation commerciale achevée, idéalement complétée par une formation continue en assistance de direction, assistance exécutive ou une qualification comparable
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Plusieurs années d'expérience dans une fonction d'assistance exigeante au niveau exécutif ou de la direction générale
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Maîtrise dans la création de présentations, briefings, correspondance et documents de gestion
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Excellentes capacités organisationnelles, méthode de travail anticipative ainsi que capacité à établir des priorités et gérer plusieurs sujets en parallèle
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Maîtrise parfaite de l'allemand ainsi qu'excellente maîtrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit ; la connaissance du français et/ou de l'italien est un atout
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Très bonnes connaissances de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint et Excel) ainsi qu'une utilisation sûre des outils numériques de collaboration et d'IA tels que Copilot
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Bonne compréhension des processus organisationnels, administratifs et commerciaux ainsi qu'une grande initiative personnelle et orientation solution
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Discrétion, intégrité, fiabilité et présentation professionnelle dans les relations avec différents groupes d'interlocuteurs
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Personnalité autonome, flexible et résistante avec un sens aigu du service
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Soin et sens des responsabilités dans le traitement des informations sensibles ainsi que des sujets administratifs et financiers
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Permis de conduire catégorie B souhaité ainsi que disponibilité à se déplacer pour des rendez-vous hors bureau si nécessaire
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