Assistenz Geschäftsführung (30-50%)

Ergotherapie für Kinder und Jugendliche · Zürich-Oerlikon
Diese Stelle wartet auf Dich, wenn Du gerne die Fäden zusammenhältst
Start mit 30%, verteilt auf 5 Vormittage — täglich 09:30 bis 12:00 Uhr, feste Zeiten. Bei Personalmanagement Erfahrung in Zukunft bis zu 50% möglich.
Arbeitsort: unsere Praxis am Bahnhof Oerlikon
Per sofort oder nach Vereinbarung
Wir sind eine Ergotherapiepraxis für Kinder und Jugendliche in Zürich. Rund zehn Therapeutinnen begleiten Kinder und ihre Familien — damit sie im Alltag, in der Schule und in ihrer Freizeit weiterkommen.
Diese Stelle ist keine klassische Sekretariatsstelle. Wir suchen eine Person mit Kopf und Herz: jemanden, der komplexe Zusammenhänge auf einen Blick erfasst, in stressigen Momenten den Überblick behält und auch unbequeme Gespräche klar und wertschätzend führt — und der Geschäftsführung so den Rücken freihält und in den täglichen Aufgaben unterstützt. Bei Dir laufen die Fäden zusammen: zwischen Kindern, Familien, Therapeutinnen und der Geschäftsleitung.
Diese Aufgaben findest Du bei uns
Verordnungsmanagement.
Du führst die laufenden ärztlichen Verordnungen mit hoher Genauigkeit, behältst Laufzeiten und Verlängerungen im Blick und holst rechtzeitig nach, was fehlt.
Stundenplanung.
Du planst Ersttermine, bearbeitest kurzfristige Absagen und Verschiebungen und stimmst die Belegung mit den Therapeutinnen ab, Du hast die Übersicht über alle Stundenpläne, auch wenn der Tag anders kommt als geplant.
Termine koordinieren.
Du planst ebenfalls sie Termine und Gespräche für die Geschäftsleitung und bereitest diese administrativ vor- und nach.
Erste Ansprechperson
am Telefon und per Mail — für Eltern, Kinderärztinnen, Schulen und Krankenversicherer. Freundlich und verbindlich, aber ebenso fähig klar zu kommunizieren und richtige Prioritäten zu setzen.
Warteliste und Aufnahme
organisieren, priorisieren und aktuell halten — inklusive der Gespräche mit Familien, wenn (noch) kein Platz frei ist.
Daten sauber halten.
Du pflegst Klienten- und Falldaten mit Sorgfalt und pflegst die Daten mit hoher Genauigkeit.
Praxisadministration
— Post, Bestellungen, Ablage, Einkäufe und weitere allgemeine Sekretariatsarbeiten.
Bei ausgewiesener Erfahrung im Personalmanagement bieten wir zusätzlich 20% als HR-Assistenz der Geschäftsführung.
Du unterstützt uns zusätzlich bei administrativen HR-Themen (z. B. Onboarding-Koordination, Personalunterlagen, Mitarbeitergespräche) und bereitest Auswertungen und Übersichten vor. Du denkst mit, bringst Ideen ein und übersetzt komplexe Sachverhalte in pragmatische, tragfähige Lösungen. Du prägst und gestaltest die Praxiskultur und trägst aktiv zu einem hohen Teamgeist bei.
Das bringst Du mit
Erfahrung als persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion nahe an der Geschäftsführung
Erfahrung im HR-Bereich und Personalmanagement, idealerweise mit administrativem Schwerpunkt
Sehr gute Excel-Kenntnisse
Akribische Genauigkeit — Details entgehen Dir nicht
Vernetztes und eigenständiges Denken: Du erfasst komplexe Zusammenhänge schnell, positionierst smarte Lösungen wirksam und fügst Ideen zu einem klaren Ganzen zusammen
Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten — mündlich wie schriftlich
Die Fähigkeit, auch schwierige Gespräche zu führen und Dich klar zu positionieren — freundlich, aber bestimmt
Eine positive, wertschätzende Art im Umgang mit Kindern, Eltern und im Team
Echte Freude am Umgang mit Kindern
Flexibilität für unvorhersehbare Aufgaben — kein Tag gleicht dem anderen
Das bieten wir für Dich
Werde Teil einer innovativen Ergotherapie Praxis, bei der das Wohlbefinden und die Selbstwirksamkeit des Kindes, der Jugendlichen, der Familie und der Mitarbeitenden im Zentrum steht. Wir schaffen Räume, in denen Menschen gemeinsam wachsen, Grenzen überwinden, das volle Potenzial frei entfalten und so gedeihen können.
Spannendes, vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen Umfeld
Motiviertes Team mit kollegialem Arbeitsklima
Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
Erholungszeit: Bis zu 27 Ferientage
Flexibilität und Selbstständigkeit im Arbeiten
Möglichkeit zur Innovation und Weiterentwicklung
Flache Hierarchien und Mitspracherecht
Ein familiäres Team und aussergewöhnliche Events
Moderne Praxis mit zentraler Lage
Interessiert?
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung — prodimus @hin.ch