Executive Assistant Geschäftsführung & Verwaltungsrat

Vos tâches
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Organisation et coordination anticipées du quotidien de travail de la direction générale
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Planification, priorisation et mise à jour continue des rendez-vous, calendriers et créneaux horaires
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Coordination des rendez-vous du conseil d'administration ainsi que gestion de la planification annuelle et des réunions
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Préparation contenue et organisationnelle des réunions de la direction générale et du conseil d'administration
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Élaboration des ordres du jour, compilation des documents de réunion et garantie d'une documentation en temps utile
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Prise de procès-verbaux précise des réunions de la direction générale et du conseil d'administration
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Documentation et suivi rigoureux des décisions, tâches, délais et points en suspens
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Tri et priorisation des e-mails et demandes entrants ainsi que préparation ou réponse autonome à la correspondance
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Préparation des bases de décision, briefings, présentations, rapports et informations de gestion
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Réalisation d'enquêtes préalables et recherches sur des questions opérationnelles, organisationnelles et stratégiques
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Coordination et communication fiable avec les chefs de département, services internes spécialisés, autorités, donneurs d'ordre et autres partenaires externes
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Collecte d'informations pertinentes auprès des parties prenantes internes ainsi que synthèse structurée et compréhensible pour la direction générale
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Soutien à la préparation et à la mise en œuvre de projets stratégiques et transversaux
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Prise en charge de projets de coordination et d'amélioration propres sur mandat de la direction générale
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Identification des points ouverts, risques et besoins de décision ainsi qu'escalade précoce
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Classement professionnel et gestion des documents confidentiels de la direction et du conseil d'administration
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Utilisation ciblée de l'IA pour les recherches, résumés, correspondance, documents de réunion, analyses et processus de travail plus efficaces
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Recherche continue de possibilités pour décharger la direction générale sur le plan organisationnel et contenu afin de lui permettre de se concentrer sur les tâches de direction essentielles
Votre profil
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Formation commerciale avec formation continue pertinente ou diplôme universitaire, par exemple en gestion d'entreprise, droit, communication, gestion publique ou domaine comparable
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Expérience de plusieurs années en tant qu'assistant exécutif, assistant de direction, au secrétariat du conseil d'administration, PMO ou fonction de coordination comparable
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Expérience dans la préparation et la prise de procès-verbaux des réunions de direction ou du conseil d'administration est un avantage
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Intérêt marqué pour les contextes opérationnels, organisationnels et stratégiques
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Capacité à s'immerger rapidement dans des sujets nouveaux et complexes et à identifier les points décisifs
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Très bonnes compétences écrites et orales en allemand ainsi qu'un style d'écriture précis et adapté au destinataire
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Compétences numériques élevées et maîtrise assurée de Microsoft 365
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Expérience pratique approfondie avec les applications d'IA et approche réfléchie de leurs possibilités, limites et exigences en matière de protection des données
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Compétences prononcées en organisation, priorisation et gestion autonome
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Méthode de travail prospective et capacité à initier des tâches de manière autonome et à les mener à bien de manière fiable
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Discrétion, loyauté et fiabilité absolue dans le traitement des informations confidentielles
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Habileté diplomatique et en même temps la rigueur nécessaire pour exiger informations et points en suspens auprès de différentes parties prenantes
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Calme, vue d'ensemble et capacité de décision même avec de nombreux sujets parallèles et changements de dernière minute
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Personnalité orientée service, pragmatique et axée sur les solutions
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Volonté de prendre des responsabilités et de se développer progressivement, selon son profil, vers une fonction plus étendue de Chief of Staff
Pourquoi nous ?
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Une fonction centrale de confiance en collaboration directe avec la direction générale et le conseil d'administration
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Une vue exceptionnellement large sur les sujets stratégiques, opérationnels, personnels et financiers de l'entreprise
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Un domaine de tâches polyvalent avec une grande autonomie et un impact direct
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La possibilité de contribuer activement aux processus de direction, de décision et d'information
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Une entreprise dynamique dans une phase importante de croissance et de développement
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Un environnement de travail où la numérisation et l'utilisation responsable de l'IA sont expressément encouragées
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Une perspective de développement à long terme vers le poste de Chief of Staff, selon expérience, intérêt et développement personnel
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Une activité socialement pertinente à l'interface entre mission publique et responsabilité entrepreneuriale