Assistent des Vorstandsvorsitzenden (60–100 %)

Wir helfen dem CEO und dem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Für die Bewerbung nutzen Sie bitte folgenden Link:
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Gapfruit ist ein Schweizer Deep-Tech-Unternehmen, das Technologien für vertrauenswürdige vernetzte Geräte entwickelt. Wir wandeln uns derzeit von einem technologiegetriebenen Startup zu einem kommerziell skalierenden Unternehmen. Wir suchen einen erfahrenen und äußerst zuverlässigen Assistenten des CEO, der Struktur in ein schnelllebiges Umfeld bringt, vorausdenkt und die Verantwortung für die vielen Dinge übernimmt, die den CEO und das Team effektiv am Laufen halten. Dies ist keine rein administrative Rolle. Viele unserer Prozesse befinden sich noch in der Entwicklung, Prioritäten können sich schnell ändern und nicht alles hat einen etablierten Ablauf. Wir suchen daher jemanden, der mit Unklarheiten vertraut ist, Strukturen schafft, wo sie fehlen, und Dinge erledigt, ohne detaillierte Anweisungen zu benötigen. Deine Rolle
Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen und unterstützen bei Bedarf auch das gesamte Team. Zu Ihren Aufgaben gehören:
Verwaltung und Koordinierung des Kalenders, der Besprechungen und Reisen des CEO
Vorbereiten von Besprechungen, Dokumenten und Korrespondenz sowie Nachverfolgen von Aktionspunkten
Unterstützende Vorstands-, Gesellschafter- und investorenbezogene Verwaltung
Koordination von Terminen mit Kunden, Partnern und externen Stakeholdern
Organisation von Firmentreffen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
Bearbeitung von Dokumenten, Rechnungen und allgemeine Verwaltung
Koordination externer Dienstleister und bürobezogener Angelegenheiten
Einfache und effektive Verwaltungsprozesse dort etablieren, wo sie noch fehlen
Identifizieren Sie, was getan werden muss, legen Sie selbstständig Prioritäten fest und übernehmen Sie die Verantwortung für die Erledigung
Arbeiten bei Gapfruit
Gapfruit befindet sich in einer Phase des schnellen Wandels. Das bedeutet, dass noch nicht alles perfekt organisiert ist und einige Strukturen und Prozesse noch aufgebaut werden müssen. Sie sollten sich in dieser Umgebung wohlfühlen. Wir schätzen Menschen, die Ruhe bewahren, wenn sich Prioritäten ändern, pragmatische Lösungen finden und Struktur schaffen, anstatt darauf zu warten, dass jemand anderes sie bereitstellt. Dies ist auch ein
Einsatz vor Ort in unserem Büro in Zug
. Aufgrund der Art der Position und der engen täglichen Zusammenarbeit mit dem CEO und dem Team ist eine regelmäßige Anwesenheit im Büro unerlässlich. Gelegentliche Remote-Arbeit ist möglicherweise möglich, diese ist jedoch nicht als Hybrid- oder Remote-Position konzipiert. Was wir suchen
Wir suchen jemanden mit Erfahrung, Zuverlässigkeit und Diskretion, der Spaß daran hat, Ordnung in einem dynamischen Umfeld zu schaffen und die Menschen um ihn herum leistungsfähiger zu machen. Erfahrung als Assistent der Geschäftsleitung, persönlicher Assistent, Büroleiter oder in einer ähnlichen Rolle
Sehr strukturierter, zuverlässiger und proaktiver Arbeitsstil
Angenehmes Arbeiten in einer Umgebung, in der noch nicht jeder Prozess etabliert ist
Fähigkeit, Ruhe zu bewahren, Prioritäten zu setzen und pragmatische Entscheidungen zu treffen, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren
Starkes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
Professionelle Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Vertrauen in die Zusammenarbeit mit leitenden Führungskräften und externen Stakeholdern
Hohes Maß an Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
Pragmatische, praxisnahe Einstellung und die Bereitschaft, Verantwortung über eine eng definierte Stellenbeschreibung hinaus zu übernehmen
Wir erwarten weder Perfektion noch eine lange Liste formaler Qualifikationen. Am wichtigsten sind Vertrauen, Engagement, Eigenverantwortung und eine pragmatische Herangehensweise an die Erledigung von Aufgaben. Sicherheit ist wichtig
Als Technologie- und Sicherheitsunternehmen nehmen wir die Informationssicherheit in allen Bereichen des Unternehmens ernst. Daher ist ein ausgeprägtes Bewusstsein für grundlegende Sicherheitsprinzipien unerlässlich. Wir erwarten einen sorgfältigen Umgang mit vertraulichen Informationen, Anmeldeinformationen, Geräten, Dokumenten und externer Kommunikation sowie die Disziplin, unsere Sicherheitsrichtlinien einzuhalten und Situationen zu hinterfragen, die sich nicht richtig anfühlen. Was Sie erwarten können
Enge tägliche Zusammenarbeit mit dem CEO und Einblick in alle Bereiche eines wachsenden Deep-Tech-Unternehmens
Ein kleines, hochqualifiziertes Team
Echte Verantwortung und ein hohes Maß an Vertrauen
Eine Umgebung, in der Sie aktiv Strukturen schaffen können, anstatt lediglich bestehenden Prozessen zu folgen
Die Möglichkeit, Ihre Rolle zu gestalten, während Gapfruit wächst
Langfristige Zusammenarbeit mit Raum für die Übernahme umfassenderer Verantwortung
Wenn Sie Spaß daran haben, in einem schnelllebigen Umfeld Struktur zu schaffen, selbstverständlich einen Schritt voraus denken und Freude daran haben, dass Dinge tatsächlich erledigt werden, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören. Bewerben
Wenn Sie begeistert sind, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören! HIER BEWERBEN
Jede Bewerbung wird manuell von einem Mitglied unseres Teams geprüft.