Leitung Administration und Finanzen (60–80%)

Leitung Administration und Finanzen (60–80%)
Ab Juli 2026 oder nach Vereinbarung
Wir sind das atelier zürich - ein 10-köpfiges Team im Bereich Innenarchitektur, das Räume mit Charakter schafft. Unser Portfolio ist high-end, unsere Kundschaft international und unsere Projekte anspruchsvoll. Bei uns entstehen keine 08/15-Konzepte und hier ist immer was los. Wir suchen jemanden, der im Chaos die Struktur sieht, den Takt vorgibt und unserer Geschäftsleitung den Rücken freihält.
Unsere nächste Challenge: Wir holen die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung komplett inhouse. Dafür suchen wir ein helles Köpfchen mit tiefem Abacus-Know-how, das unsere Finanzprozesse von Grund auf digitalisiert und optimiert.
Deine Aufgaben
Als administrative und finanzielle Drehscheibe unseres Studios übernimmst du:
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Inhouse-Finance & Prozesse: Aufbau und Führung der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Fakturierung und Mahnwesen. Einführung neuer, digitaler Prozesse.
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HR-Management & Team-Admin: Du betreust unser Agentursystem und bist Anlaufstelle für administrative Team-Belange. Zudem organisierst du unsere Teamevents.
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Team-Building: Du unterstützt die Geschäftsleitung im Recruiting, koordinierst Gespräche und sorgst für ein reibungsloses Onboarding neuer Talente.
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Alltags-Joker: Du denkst mit, bevor wir es tun, und organisierst alles, was im operativen Tagesgeschäft (z. B. Reisen, Office-Management und Unterhalt) anfällt.
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High-End-Kommunikation: Du korrespondierst stilsicher und auf Augenhöhe mit unserer anspruchsvollen, internationalen Bauherrschaft sowie mit Partnern und dem Team - du bist unsere Visitenkarte nach aussen.
Was du mitbringst
Wir suchen eine organisationsstarke Persönlichkeit mit schnellen Synapsen:
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Fundament: Abgeschlossener KV-Abschluss und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise im Umfeld von Architektur, Design, Agenturen oder Luxusgütern.
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Abacus-Profi: Du beherrschst Abacus im Schlaf und bringst Erfahrung in der operativen Buchhaltung mit.
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IT-Neugierde: Hohe IT-Affinität und Lust, Prozesse via Cloud, KI und digitale Workflows effizienter zu machen.
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Mindset: Schnelles Denken, Flexibilität und Souveränität im Umgang mit exklusiver Kundschaft. Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch sind Pflicht.
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Präzision: Du arbeitest extrem strukturiert und weisst, dass im High-End-Bereich jedes noch so kleine Detail zählt.
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Bonus: Du bist fit auf dem Mac und kennst idealerweise Adobe InDesign.
Warum zu uns?
Wir bieten dir keinen Platz zum Ausruhen, aber einen Ort zum echten Mitgestalten:
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Gestaltungsspielraum: Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und viel Eigenverantwortung ab Tag eins.
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Atelier-Vibe: Ein helles, inspirierendes Büro in der Stadt Zürich.
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Teamspirit: Ein motiviertes, eng vernetztes Team, das an einem Strang zieht und Erfolge gemeinsam feiert.