Office Manager/In (dreisprachig) - 100% - m/w/d

Points clés :
Gestion des tickets · Planification des interventions · Contrôle qualité · service de garde téléphonique de premier niveau · administration du personnel et traitement des salaires
L’objectif de cette fonction est d’assurer le bon déroulement et l’efficacité de toutes les commandes et demandes via ServiceChannel. Cela inclut la saisie et la priorisation des tickets, la coordination des interventions ainsi que le contrôle de l’exécution correcte des commandes et de leur documentation. En outre, la fonction est responsable de l’administration du personnel et des processus administratifs de l’équipe assignée. Cela comprend notamment la gestion des dossiers du personnel, la création et la gestion des contrats de travail, le contrôle des heures de travail ainsi que la préparation et le traitement des données salariales. Les tâches correspondent en grande partie à celles d’une assistante de site chez notre client. Langues :
Allemand, français et italien obligatoires ; connaissances en anglais pour le reporting un atout ou selon les exigences de l’entreprise. . TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
. Coordination opérationnelle et gestion des tickets
•
Saisie et qualification de tous les tickets dans ServiceChannel en tenant compte du site, de l’installation ou de l’objet concerné et du niveau de priorité P1–P7. •
Attribution rapide des commandes à la zone d’intervention compétente et garantie d’une planification efficace des interventions. •
Contrôle de la clôture correcte des tickets sur la base des informations et preuves requises, notamment heures de travail, photos, justificatifs de matériel et signatures. •
Assurance du service de garde téléphonique de premier niveau en dehors des heures de travail régulières selon le planning d’intervention. •
Support des responsables de succursale dans la langue respective. •
Escalade immédiate des pannes P1 avec risque ou dépassement de délai avéré ainsi que des réserves ou problèmes pertinents auprès de l’Account Director. •
Préparation de la facturation mensuelle sur la base des tickets entièrement documentés et clôturés. •
Gestion des offres, des autorisations, des clés et des droits d’accès. . Administration et gestion du personnel
•
Ouverture, création et mise à jour continue des dossiers administratifs et électroniques du personnel pour les nouveaux employés, techniciens et personnel repris. •
Surveillance de l’exhaustivité et de la validité des permis de travail, documents du personnel et autres documents requis. •
Rédaction, vérification et gestion des contrats de travail et avenants conformément aux dispositions légales du travail en vigueur et à la convention collective de travail (CCT) applicable au secteur du nettoyage. •
Assurance des déclarations et démarches administratives nécessaires en lien avec l’AVS, les permis de travail et la retenue à la source en collaboration avec les services internes et autorités compétentes. •
Organisation et accompagnement administratif de l’entrée des nouveaux collaborateurs. •
Respect des délais pertinents et des processus RH internes. . Contrôle du temps de travail et traitement des salaires
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Contrôle mensuel des heures de travail enregistrées par succursale et par employé. •
Vérification et harmonisation des enregistrements du temps, plannings d’intervention, temps de garde et interventions hivernales. •
Comparaison des heures effectivement travaillées avec les temps prévus et clarification des écarts éventuels. •
Saisie et contrôle des données salariales fixes et variables ainsi que préparation et traitement de la paie mensuelle dans le système prévu. •
Réalisation des contrôles de plausibilité et d’exhaustivité mensuels avant la validation de la paie. •
Coordination avec les caisses de compensation, assurances et autres instances compétentes en collaboration avec le service du personnel. •
Traitement administratif des absences et cas de sécurité sociale, notamment maladie, accident, maternité et congés. •
Élaboration et mise à jour des analyses RH, indicateurs et rapports du personnel. . CRITÈRES DE SUCCÈS ET ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE
Gestion des tickets et coordination des interventions
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100 % des tickets entrants qualifiés et attribués à la zone compétente dans l’heure. •
Traitement des pannes P1 dans les 15 minutes ou transmission selon le processus d’escalade. •
Aucune clôture de ticket sans documentation complète et traçable. Administration du personnel
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Dossiers du personnel complets avant le premier jour de travail. •
Contrats de travail signés avant la prise de poste. •
Aucun permis de travail expiré dû à des délais administratifs manqués. Contrôle du temps de travail et traitement des salaires
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Vérification et validation des données de temps dans les délais selon le calendrier interne de paie. •
Traitement ponctuel des données salariales et réalisation fiable des contrôles prévus. •
Évitement des corrections salariales ultérieures dues à des erreurs administratives de saisie ou de contrôle. Facturation
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Préparation ponctuelle de la facturation mensuelle. •
Documentation complète et traçable des prestations facturées. •
Évitement des litiges de facturation dus à des données de tickets incomplètes ou erronées. . PROFIL REQUIS
Formation et expérience professionnelle
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Formation commerciale achevée avec certificat fédéral de capacité (CFC) ou qualification équivalente. •
Au moins deux ans d’expérience professionnelle en administration du personnel, notamment dans la gestion des dossiers du personnel, l’administration des contrats et le traitement des salaires. •
Expérience en comptabilité ou facturation. •
Expérience en coordination opérationnelle, planification des interventions ou back-office dans une entreprise de facility management ou de services opérant sur plusieurs sites est un atout. Compétences linguistiques
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Très bonnes connaissances en
allemand, français et italien. •
Niveau C1 dans deux des trois langues et au moins B2 dans la troisième. •
Connaissances en anglais
pour le reporting et la communication interne selon les exigences de l’entreprise. Compétences professionnelles et informatiques
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Bonne connaissance du droit du travail suisse ainsi que de la convention collective de travail (CCT) applicable au secteur du nettoyage. •
Expérience avec les systèmes CAFM/CMMS ou solutions numériques de gestion des tickets, idéalement ServiceChannel. •
Très bonnes compétences utilisateur en Microsoft Office. •
Expérience avec les systèmes ERP et logiciels de traitement des salaires. •
Compréhension des processus administratifs, des délais et des exigences pour une documentation correcte du personnel. Compétences personnelles
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Méthode de travail structurée, autonome et fiable. •
Grand sens de la précision, discrétion et sens des responsabilités. •
Excellentes capacités d’organisation et de communication. •
Résistance au stress et calme même en cas de forte charge de travail et de pannes critiques en temps limité. •
Attitude orientée service envers les responsables de succursale, les collaborateurs et les parties prenantes internes. •
Disponibilité à assurer un service de garde téléphonique de premier niveau en rotation. Super que ce défi vous intéresse ! Notre consultant - Jürg Zenger - se réjouit de recevoir vos dossiers complets et est à votre disposition pour répondre à vos questions au préalable - Tél. 044 204 55 40 - Mail : j.zenger@impirio.ch.