Operations Manager & Client Services

Poste a pourvoir : Operations Manager & Client Services -- Zürich -- PORT Real Estate Development AG.

Über PORT
PORT Real Estate Development AG ist eine Schweizer Immobilienentwicklerin mit einer AI-gestützten, datenbasierten Plattform. Wir vereinen zwei Welten: die professionelle Entwicklung von Wohnimmobilien in Schweizer Agglomerationen und eine eigene digitale Plattform, die unser Kerngeschäft ergänzt und unterstützt. Mit dem Launch dieser Plattform bauen wir aktuell die nächste Wachstumsphase auf – und suchen dafür die erste Stimme und Schrift von PORT nach aussen.
Deine Rolle
Du bist die zentrale Anlaufstelle von PORT – die Drehscheibe, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Du sorgst dafür, dass eingehende Anfragen professionell aufgenommen, Themen sauber eingeordnet und intern die richtigen Personen zur richtigen Zeit involviert werden. Du hältst unserem Development- und Plattform-Team den Rücken frei, damit sie sich auf Projekte und Produktentwicklung konzentrieren können – und bringst dabei eigene Ideen ein, wie wir unsere Abläufe, unseren Kundenkontakt und unseren Auftritt Schritt für Schritt besser machen können.
Kundenkontakt & Kommunikation
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Erste Anlaufstelle für eingehende Telefonate und E-Mails von Eigentümern, Investoren, Plattform-Nutzern und Partnern
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Eigenständige Beantwortung von Standardfragen zu PORT, Plattform und KPI-Report; strukturierte Delegation komplexerer Themen inkl. Nachverfolgung
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Aufbau und Pflege einer FAQ- und Wissensdatenbank aus wiederkehrenden Anfragen
Koordination & Organisation
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Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (Agenden, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups)
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Organisation interner Workshops und gelegentlicher Events (Investorenanlässe, Partner-Apéros)
CRM, Daten & Dealflow-Support
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Pflege von CRM und Ticketing-System; Monitoring des gemeinsamen Posteingangs und der Plattform-Benachrichtigungen
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Vorqualifikation von Inbound-Leads aus der Plattform (Vollständigkeit prüfen, fehlende Infos nachfordern, Übergabe ans Development-Team)
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Einfache Reportings zu Anfragen, Themen und Conversion für die Geschäftsleitung
Office & Operations
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Empfang, Büroorganisation (Post, Bestellungen, IT-Grundausstattung) und Koordination externer Dienstleister (Treuhand, IT, Reinigung, Versicherungen)
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Unterstützung bei einfachen Buchhaltungsvorgängen (Kreditoren, Belegablage, Vorbereitung Treuhänder)
Mitdenken & Weiterentwicklung
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Du erkennst Prozess-Schwachstellen, schlägst Verbesserungen vor und spielst Rückmeldungen aus Kundengesprächen ins Team zurück
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Du übernimmst mit der Zeit eigene kleine Projekte (z.B. FAQ, Ticketing-Workflow, Onboarding-Unterlagen)
Dein Profil
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Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
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Erste Berufserfahrung im Front Office, Empfang, Kundenservice oder in einer Assistenzrolle – idealerweise im Immobilien-, Dienstleistungs- oder Tech-Umfeld (kein Muss)
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Du denkst mit statt nur abzuarbeiten, erkennst Zusammenhänge schnell und bringst eigene Ideen ein
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Proaktive, selbstständige Arbeitsweise – du übernimmst Verantwortung und gehst Themen aktiv an
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Ausgeprägte Hands-on-Mentalität – du packst an und findest pragmatische Lösungen
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Freude daran, in einem wachsenden Unternehmen Strukturen aktiv mitaufzubauen
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Ausgeprägte digitale Affinität; sicherer Umgang mit MS Office, CRM- und Ticketing-Tools
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Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Französisch oder Italienisch von Vorteil
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Freundliches, souveränes Auftreten am Telefon – diskret, strukturiert und verlässlich
Das erwartet dich bei PORT
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Eine Rolle mit direktem Einblick in zwei spannende Welten: klassische Immobilienentwicklung und eine neu lancierte digitale Plattform
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Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein Unternehmen in der Aufbauphase, in dem deine Ideen Gehör finden
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Viel Gestaltungsspielraum – wer mitdenkt, kann die Rolle mitprägen und weiterentwickeln
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Moderne, agile Arbeitsweise mit digitalen Tools und klaren Prozessen
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Ein eingespieltes Team mit Freude an Qualität, Tempo und gutem Handwerk
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Büro an zentraler Lage in Zürich, faire Anstellungsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten entlang unseres Wachstums

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