enseignant/e en allemand L2 (40-100%)
Gymnase de Bienne et du Jura bernois
📍 Suisse
Team Assistant for the African Division - 6 months
Michael Page
Description du poste Team Assistant for the African Division - 6 months à Suisse
We are seeking a detail?oriented, proactive Administrative Assistant to support a programme focused on regional development initiatives in Africa.The role provides essential administrative, organisational, and logistical support to ensure the smooth implementation of ongoing activities.
The position is for 6 months.
Team Assistant for the African Division - 6 months
Our client is an international.
Missions
Draft and format correspondence, reports, tables, and presentations; proofread documents to ensure accuracy and adherence to internal standards.
Enter, structure, and update data in various systems; maintain databases and tracking tools; support preparation of annual plans and monitor related activities.
Maintain office files and reference systems; compile background information and materials for reports and programme documents.
Manage incoming mail and correspondence; monitor deadlines and follow up on pending items.
Initiate and process administrative actions in digital systems (travel, procurement, HR, consultant contracts, vacancy announcements).
Organise appointments, receive visitors, manage calls, and respond to routine information requests.
Provide logistical support for meetings, workshops and conferences, including invitations, travel arrangements, documentation and minute?taking.
Prepare standard cost estimates and support budget monitoring and expenditure tracking.
Serve as a point of reference for administrative procedures and liaise with internal and external counterparts.
Perform other related duties as needed.
Profil du candidat
Education
Secondary education (high school diploma or equivalent).
Post?secondary training in administration, office management, secretarial studies or business support.
Training in digital tools (Word, Excel, databases, communication platforms).
Experience
At leastthree yearsof administrative or office support experience.
Experience using ERP systems (e.g.
Umoja, AIMS) is an asset.
Languages
Excellent written and spoken
English.
Knowledge of
Frenchor another UN language is an advantage.
Technical &
Professional Competencies
Strong organisational and time?management skills; ability to prioritise tasks and work independently.
Excellent attention to detail and accuracy in document preparation.
Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power
Point) and ability to work with databases.
Ability to learn new software tools quickly.
Strong communication and interpersonal skills; ability to work effectively in a multicultural environment.
Ability to follow established procedures and apply administrative rules consistently.
Conditions et Avantages2 days of home office.
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Comment postuler à un emploi en Suisse ?
Tout ce qu'il faut savoir pour réussir votre candidature
📄 Quels documents fournir ?
Pour postuler en Suisse, vous aurez besoin de :
- CV détaillé : Format antichronologique, photo professionnelle
- Lettre de motivation : Personnalisée pour chaque poste
- Diplômes et certificats : Copies des qualifications
- Références professionnelles : Coordonnées d'anciens employeurs
- Certificats de travail : Attestations des emplois précédents
🎯 Comment rédiger sa candidature ?
Le CV suisse :
- Maximum 2 pages
- Photo professionnelle obligatoire
- Informations personnelles complètes (état civil, nationalité)
- Compétences linguistiques détaillées
La lettre de motivation :
- 1 page maximum
- Adressée nominativement au recruteur
- Personnalisée pour le poste
- Mention de votre disponibilité et prétentions salariales
⏱️ Quels sont les délais de réponse ?
Les délais varient selon les entreprises :
- Accusé de réception : 2-5 jours ouvrables
- Premier retour : 1-3 semaines
- Entretien : 2-4 semaines après candidature
- Décision finale : 4-8 semaines du processus complet
💡 Relancez poliment après 2 semaines sans réponse
💼 Comment préparer l'entretien ?
Avant l'entretien :
- Renseignez-vous sur l'entreprise
- Préparez vos réponses aux questions classiques
- Préparez vos questions pour le recruteur
- Habillez-vous de manière professionnelle
Pendant l'entretien :
- Arrivez 10 minutes en avance
- Soyez ponctuel et courtois
- Parlez de vos compétences avec des exemples concrets
- Posez des questions pertinentes
🌍 Travailler en Suisse en tant qu'étranger ?
Citoyens UE/AELE :
- Libre circulation : pas de permis avant 3 mois
- Permis L : séjour de courte durée (< 1 an)
- Permis B : séjour et travail (≥ 1 an)
Citoyens hors UE/AELE :
- Permis B nécessaire (demandé par l'employeur)
- Quotas limités chaque année
- Qualification professionnelle exigée
💰 Salaire et négociation
Points clés :
- Les salaires sont généralement indiqués en brut annuel
- 13ème salaire courant en Suisse
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- Renseignez-vous sur les salaires moyens du secteur
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