Mitarbeiter:in Sekretariat & Empfang Sozialdienst (100 %)

Vos tâches
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Accueil personnel des clientes et clients ainsi que des visiteuses et visiteurs
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Réception, triage et transmission des appels téléphoniques, e-mails et demandes personnelles
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Fourniture d’informations standard dans le cadre des compétences définies
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Organisation et coordination des rendez-vous pour les personnes spécialisées concernées
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Réception, vérification et transmission des documents soumis
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Préparation et distribution de documents, formulaires et correspondances
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Traitement du courrier entrant et sortant ainsi que numérisation et classement structuré des documents
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Gestion des données de base, des plannings, des tâches en suspens et des listes administratives
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Soutien aux travailleurs sociaux et aux responsables de cas dans les tâches administratives standardisées
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Coordination avec les communes, autorités, assurances et autres instances internes et externes
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Assurer un accueil ordonné, professionnel et orienté vers le service
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Respect strict des règles de protection des données, du secret professionnel et de sécurité
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Transmission précoce des demandes spécialisées, conflictuelles ou urgentes au service compétent
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Participation à l’amélioration continue des processus, modèles et check-lists au secrétariat
Votre profil
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Formation commerciale de base ou formation équivalente
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Expérience dans un secrétariat, à l’accueil, au service clientèle ou dans une fonction administrative comparable
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Très bonnes connaissances orales et écrites de l’allemand
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Maîtrise de Microsoft 365 et des outils numériques
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Manière de travailler soigneuse, structurée et fiable
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Joie du contact avec des personnes de différentes situations de vie et origines culturelles
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Attitude amicale et respectueuse ainsi que capacité à poser des limites claires
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Calme et sang-froid même en cas d’affluence importante, de nombreuses demandes parallèles ou de situations tendues
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Discrétion et sens aigu des responsabilités dans le traitement des données personnelles confidentielles
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La connaissance d’autres langues est un atout
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Une expérience dans le domaine social, de l’asile, de la santé ou de l’administration est bienvenue mais pas obligatoire
Pourquoi nous ?
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Une fonction polyvalente et responsable avec un contact direct aux personnes
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Un environnement de travail porteur de sens à l’interface entre social, administration et mission publique
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Tâches claires, responsabilités définies et processus de travail structurés
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Une introduction soignée et un soutien par une équipe expérimentée
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Des outils numériques modernes et des voies de décision courtes
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La possibilité de contribuer activement aux processus et de se développer professionnellement
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Une entreprise dynamique avec des perspectives de développement et d’avenir passionnantes